De zin en onzin van outsourcing en offshoring

Outsourcing of Offshoring betekent in het Nederlands "Uitbesteding van werkzaamheden".
Een voorbeeld hiervan is het uitbesteden van de bedrijfskantine aan een externe cateraar of het uitbestede van ICT dienstverlening aan een daarin gespecialiseerd bedrijf. Je kunt het bijna zo gek niet bedenken of je kunt het wel outsourcen tegenwoordig. De hier gegeven voorbeelden zijn vaak nog tastbaar voor het uitbestedende bedrijf: ze kunnen met de kantinejuffrouw praten en als er iets niets naar wens gaat kan dit snel uitgesproken worden een verbeterd worden.

As we speak worden werkzaamheden die niet locatie gebonden zijn echter steeds meer naar het buitenland uitgesteed. Daarom kan het bijvoorbeeld zijn dat een volledige administratie uitbesteed wordt aan een Poolse medewerker of dat je bij het bellen van de ICT helpdesk van jou bedrijf iemand uit India of Pakistan aan de lijn krijgt.

De afgelopen jaren is de trend van het outsourcen van bepaalde werkzaamheden naar lage loonlanden in bijvoorbeeld Azie en Oost-Europa sterk toegenomen. Dit gebeurt in toenemende mate door de grote multinationals die op deze manier een kostenbesparing willen realiseren, maar outsourcing wordt ook steeds toegankelijker voor kleine ondernemers. Klinkt allemaal leuk, maar outsourcing brengt ook risico`s met zich mee die door veel bedrijven niet worden onderkend. Daarom zal ik in dit artikel de voordelen en de nadelen onder elkaar zetten die het uitbesteden van werkzaamheden aan bijvoorbeeld India of Polen kan hebben voor een Nederlands bedrijf.

Multinationals & Outsourcing
Toepasbaarheid
Multinationals passen outsourcing onder meer toe op ICT diensten, administratie functies, help & support functies en in steeds grotere mate ook in core business functies zoals advies & consultancy.

Voordelen
Tot de voordelen behoort duidelijk kostenreductie. Grote bedrijven worden voor het overgrote deel gestuurd op cijfers. Hoger management wordt afgerekend op cijfers en zal er dus alles aan doen dat de kosten worden geminimaliseerd en de winstmarge wordt gemaximaliseerd.
Een ander voordeel kan zijn dat bepaalde expertise in eigen land niet of beperkt aanwezig is of dat het aannemen van nieuw of eigen personeel niet rendabel is.

Nadelen
De fysieke afstand is een duidelijk nadeel. Even elkaar meeten om wat complexere zaken goed af te stemmen is niet zo eenvoudig.
Cultuurverschil is een tweede nadeel dat in de praktijk nogal eens wordt onderschat. Je kunt wel een hele capabele Indier voor je aan het werk hebben, maar verschillen in cultuur en communicatie kunnen leiden tot kostbare misverstanden.
Tijdverschil: er moet rekening gehouden worden met tijdsverschil. Als een bedrijf afhankelijk is van Nederlandse kantooruren dan moet je hier afspraken over maken wanneer er een tijdsverschil is.
Strategische keuze: sommige multinationals maken de strategische keuze om zoveel mogelijk werkzaamheden uit te besteden aan medewerkers in lage loon landen. De medewerkers zijn dan vaak wel in dienst van het concern zelf (Offshoring), maar zijn stukken goedkoper. Op de lange termijn heeft dit als effect dat er relatief minder mensen in dienst komen van de westerse takken van het concern en relatief meer in de lage loon landen. Een strategisch risico kan zijn dat er een te groot GAP komt te liggen tussen de vraag van de klanten die veelal in het westen liggen en de oplossingen of producten die in de lage loon landen worden gerealiseerd. Dit kan komen door ruis in communicatie en cultuurverschillen.

MKB en Outsourcing
Toepasbaarheid
Voor het midden- en kleinbedrijf bestaan er steeds meer mogelijkheden om bepaalde werkzaamheden uit te besteden. Net zoals bij multinationals gaat het hier ondermeer om administratieve en ICT functies, maar ook om secretariele functies (je eigen personal assistant op afstand krijg je voor enkele dollars per uur). Ook gespecialiseerde werkzaamheden zoals Search Engine Optimization van je website kun je voor weinig outsourcen.

Voordelen
Naast het kostenbesparings en efficiency aspect kan outsourcing voor een MKB bedrijf zorgen voor een stul meer capacaciteit en slagvaardigheid. Door ervoor te zorgen dat randzaken uitbesteed worden kan de ondernemer of het bedrijf zich volledig focussen op hun core business: het verkopen van producten of het verlenen van diensten. Waar in het verleden groei erg moeizaam kon verlopen doordat het aannemen van (extra)personeel vaak een kostbare en complicerende aangelegenheid is, wordt dit nu een stuk makkelijker gemaakt. Er hoeven veelal geen langlopende contracten afgesloten te worden en bij ontevredenheid kan er gemakkelijk geswitched worden naar een andere partner.


Nadelen
De nadelen zoals deze onder het kopje multinationals zijn benoemd gelden ook, met de kanttekening dat MKB-ers bijna altijd zullen kiezen voor outsourcing en niet voor offshoring. Het is dan ook belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt met de partijen waaraan ge-outsourced wordt. Afspraken op het gebied van levering, kwaliteit, uurloon of fixed fee, rapportage en conflictafhandeling zijn een must. Goede afspraken kunnen een hoop ellende besparen.